Na het aanmaken van je account en het instellen van je wachtwoord, ben je klaar om te beginnen met Kanban Ease. Het systeem biedt verschillende manieren om je op weg te helpen, waaronder een wizard die je stap voor stap begeleidt bij het opzetten van je eerste bedrijf en projecten.
Wizard
De wizard is een interactieve gids die je helpt bij het opzetten van je Kanban Ease-omgeving. Als je voor het eerst inlogt en nog geen bedrijven hebt aangemaakt, word je automatisch doorgestuurd naar de wizard. Je kunt de wizard ook handmatig starten via het dashboard door op de knop “Start de wizard” te klikken.
De wizard bestaat uit verschillende stappen die je door het opzetproces leiden. In de eerste stap wordt je gevraagd om je profielgegevens in te vullen, zoals je naam en taalvoorkeur. Dit zorgt ervoor dat de interface wordt weergegeven in de taal die je het beste begrijpt en dat notificaties correct worden geadresseerd.
In de volgende stap kun je je werkschema instellen, wat handig is als je werkt met taken en afspraken die gebonden zijn aan specifieke tijden. Je kunt voor elke dag van de week aangeven wanneer je beschikbaar bent, wat het systeem helpt bij het plannen van taken en het verzenden van notificaties op de juiste momenten.
Vervolgens helpt de wizard je bij het aanmaken van je eerste bedrijf. Een bedrijf in Kanban Ease vertegenwoordigt een organisatie of projectgroep waarmee je werkt. Je geeft je bedrijf een naam en optioneel een beschrijving, en je kunt kiezen welke taal en tijdzone je wilt gebruiken voor dit bedrijf.
Na het aanmaken van je bedrijf kun je direct je eerste bord maken. Een bord is waar je daadwerkelijk je werk organiseert. Je geeft het bord een duidelijke titel en optioneel een beschrijving, en je kunt kiezen uit verschillende bordtemplates die je helpen bij het opzetten van een structuur die past bij jouw workflow.
Als laatste stap helpt de wizard je bij het selecteren van een abonnement. Je kunt kiezen uit verschillende abonnementen die verschillende functies en limieten bieden. Je kunt ook kiezen om het abonnement over te slaan en later een abonnement te selecteren, hoewel sommige functies mogelijk niet beschikbaar zijn zonder een actief abonnement.
Dashboard
Het dashboard is het centrale overzicht van je Kanban Ease-account. Hier zie je alle bedrijven waar je toegang toe hebt, alle borden waar je aan werkt, en belangrijke statistieken over je werkzaamheden. Het dashboard is ontworpen om je snel een overzicht te geven van wat er gebeurt en waar je aandacht nodig is.
Wanneer je het dashboard voor het eerst bezoekt, zie je mogelijk een lege of bijna lege pagina, afhankelijk van of je al bedrijven en borden hebt aangemaakt. Als je nog geen bedrijven hebt, zie je een bericht dat je uitnodigt om een nieuw bedrijf aan te maken of de wizard te starten om je op weg te helpen.
Het dashboard toont verschillende secties, waaronder een overzicht van je openstaande taken en tickets. Deze secties geven je snel inzicht in hoeveel werk je hebt en wat er aandacht nodig heeft. Je kunt op deze secties klikken om naar de detailpagina’s te gaan waar je meer informatie kunt vinden over specifieke taken of tickets.
Voor elk bedrijf waar je toegang toe hebt, zie je een overzicht van de borden die bij dat bedrijf horen. Je kunt direct naar een bord navigeren door erop te klikken, of je kunt een nieuw bord aanmaken als je beheerrechten hebt voor het bedrijf. Het dashboard maakt het gemakkelijk om tussen verschillende bedrijven en projecten te navigeren.
Navigatie leren
De navigatie in Kanban Ease is ontworpen om intuïtief en eenvoudig te zijn. Het hoofdmenu bevindt zich bovenaan elke pagina en geeft je toegang tot de belangrijkste functies. Je vindt hier links naar je dashboard, je persoonlijke werk, je agenda, en andere belangrijke pagina’s.
Wanneer je binnen een bedrijf werkt, zie je extra navigatie-opties die specifiek zijn voor dat bedrijf. Je kunt bijvoorbeeld naar het bedrijfsdashboard gaan, waar je een overzicht krijgt van alle activiteiten binnen dat bedrijf, of je kunt naar specifieke secties navigeren zoals contacten, documenten, of financiële administratie.
Breadcrumbs bovenaan de pagina helpen je te begrijpen waar je je bevindt in de hiërarchie van het systeem. Je ziet bijvoorbeeld “Dashboard > Bedrijf > Bord”, wat aangeeft dat je je op een specifiek bord bevindt binnen een bepaald bedrijf. Je kunt op elk onderdeel van de breadcrumb klikken om naar die pagina te navigeren.
Belangrijkste functies
Kanban Ease biedt een breed scala aan functies die je helpen bij het beheren van je projecten en workflows. De belangrijkste functie is waarschijnlijk het Kanban-bord, waar je je werk visueel kunt organiseren en beheren. Borden bestaan uit kolommen die verschillende fasen van je workflow vertegenwoordigen, en tickets die individuele taken of werkitems zijn.
Naast borden biedt Kanban Ease ook functionaliteit voor contactbeheer, waardoor je contacten kunt beheren en kunt communiceren met klanten en partners. Je kunt documenten delen, e-mailcampagnes versturen, en alle communicatie bijhouden op één plek.
Voor bedrijven die ook financiële administratie nodig hebben, biedt Kanban Ease functies voor het maken en beheren van facturen en offertes. Je kunt producten toevoegen, prijzen instellen, en automatisch facturen genereren op basis van je projecten en contacten.
Het systeem biedt ook uitgebreide zoek- en filterfuncties die je helpen om snel de informatie te vinden die je nodig hebt. Je kunt zoeken op tickets, contacten, gebruikers, en andere entiteiten in het systeem, en je kunt geavanceerde filters toepassen om je zoekresultaten te verfijnen.
Profiel beheren
Je profiel is waar je je persoonlijke instellingen kunt beheren en aanpassen. Je kunt je naam en e-mailadres bijwerken, je taalvoorkeur instellen, en kiezen of je een donkere of lichte interface wilt gebruiken. Deze instellingen zijn persoonlijk en hebben alleen invloed op hoe jij het systeem ziet en gebruikt.
Je kunt ook een profielfoto uploaden, wat helpt bij het identificeren van gebruikers in teamomgevingen. Je profielfoto wordt weergegeven naast je naam wanneer je taken toewijst, commentaren plaatst, of andere acties uitvoert in het systeem. Dit maakt het gemakkelijker voor teamleden om te zien wie wat doet.
In je profielinstellingen kun je ook je notificatievoorkeuren beheren. Je kunt kiezen of je e-mailnotificaties wilt ontvangen wanneer er belangrijke gebeurtenissen plaatsvinden, zoals wanneer een ticket aan jou wordt toegewezen of wanneer er een update is op een ticket dat je volgt. Je kunt ook instellen hoeveel minuten van tevoren je een notificatie wilt ontvangen voor aankomende taken of afspraken.
Andere instellingen die je kunt beheren via je profiel zijn je werkschema, je persoonlijke WIP-limiet (Work In Progress), en je kalenderinstellingen. Je kunt ook je wachtwoord wijzigen, OAuth-accounts koppelen of ontkoppelen, en andere beveiligingsinstellingen beheren. Al deze instellingen helpen je om Kanban Ease aan te passen aan jouw specifieke behoeften en voorkeuren.