Het documentbeheersysteem in Kanban Ease helpt je om documenten te beheren, te delen, en te versiebeheren. Je kunt documenten uploaden, bewerken, delen met contacten, en bijhouden wie ze heeft bekeken of gedownload. Dit maakt het gemakkelijk om belangrijke documenten te beheren en om ervoor te zorgen dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste informatie.
Documenten beheren
De documentenlijst bekijken geeft je een overzicht van alle documenten die bij je bedrijf horen. Je ziet basisinformatie zoals titel, contact, status, en aanmaakdatum, en je kunt snel naar detailpagina’s navigeren om meer informatie te bekijken. De lijst kan worden gesorteerd en gefilterd om te helpen bij het vinden van specifieke documenten.
Een document uploaden gebeurt via de knop “Nieuw document” op de documentenpagina. Je kunt een bestand selecteren vanaf je computer en uploaden naar het systeem. Het systeem ondersteunt verschillende bestandstypes, zoals PDF, Word, Excel, en andere veelgebruikte documentformaten. Eenmaal geüpload, wordt het document opgeslagen in het systeem en kan het worden gedeeld met contacten of teamleden.
Een document bewerken is mogelijk wanneer je een document hebt dat is gemaakt met de ingebouwde editor. Je kunt de inhoud wijzigen, opmaak aanpassen, en andere wijzigingen aanbrengen. Voor geüploade bestanden kun je meestal alleen metadata bewerken, zoals titel en beschrijving, tenzij je een nieuwe versie uploadt.
Een document verwijderen is mogelijk wanneer een document niet meer nodig is. Wanneer je een document verwijdert, wordt het permanent verwijderd uit het systeem, inclusief alle versies en geschiedenis. Het is belangrijk om voorzichtig te zijn bij het verwijderen van documenten, omdat deze actie permanent is en niet ongedaan kan worden gemaakt.
Documenten delen
Interne delen betekent dat je documenten deelt met teamleden binnen je bedrijf. Je kunt toegangsrechten instellen om te bepalen wie een document kan bekijken, bewerken, of verwijderen. Dit helpt om ervoor te zorgen dat alleen de juiste mensen toegang hebben tot gevoelige informatie, terwijl het ook gemakkelijk is om documenten te delen met teamleden die ze nodig hebben.
Externe delen betekent dat je documenten deelt met contacten buiten je bedrijf. Je kunt een publieke link genereren die kan worden gedeeld via e-mail of andere communicatiekanalen. Wanneer een contact op de link klikt, kan het document worden bekeken of gedownload, afhankelijk van de instellingen die je hebt gekozen. Dit maakt het gemakkelijk om documenten te delen met klanten, partners, of andere externe partijen.
Toegangsrechten instellen is belangrijk voor het beveiligen van je documenten. Je kunt kiezen wie een document kan bekijken, wie het kan bewerken, en wie het kan verwijderen. Je kunt ook instellen of een document publiek toegankelijk is of alleen beschikbaar voor specifieke personen. Door toegangsrechten correct in te stellen, zorg je ervoor dat gevoelige informatie wordt beschermd terwijl het ook gemakkelijk is om documenten te delen met mensen die ze nodig hebben.
Publieke documenten
Een publieke link genereren gebeurt via de documentinstellingen, waar je een optie vindt om een publieke link te maken. Deze link kan worden gedeeld met iedereen, zelfs als ze geen account hebben in Kanban Ease. Wanneer iemand op de link klikt, kan het document worden bekeken of gedownload, afhankelijk van de instellingen die je hebt gekozen. Publieke links zijn handig voor het delen van documenten met klanten of andere externe partijen.
Een beveiligde link met secret is een optie die extra beveiliging biedt. Wanneer je een beveiligde link maakt, wordt er een geheime code toegevoegd aan de link, die moet worden ingevoerd voordat het document kan worden bekeken. Dit helpt om ervoor te zorgen dat alleen mensen die de geheime code kennen toegang hebben tot het document, zelfs als de link wordt gedeeld of gelekt.
Een document bekijken gebeurt door op de publieke link te klikken. Het document wordt weergegeven in de browser, waar je het kunt lezen, downloaden, of andere acties kunt uitvoeren, afhankelijk van de instellingen. Het systeem houdt bij wie het document heeft bekeken en wanneer, wat helpt om te monitoren wie toegang heeft gehad tot de informatie.
Een document downloaden is mogelijk wanneer de downloadoptie is ingeschakeld voor het document. Je klikt op de downloadknop en het bestand wordt gedownload naar je computer. Downloads worden bijgehouden in het systeem, zodat je kunt zien wie het document heeft gedownload en wanneer. Dit helpt om te monitoren hoe documenten worden gebruikt en om te zien of er onbevoegde toegang is geweest.
Documentversies
Versiebeheer helpt je om bij te houden welke versies van een document bestaan en wanneer ze zijn gemaakt. Wanneer je een nieuwe versie van een document uploadt, wordt de oude versie bewaard in de geschiedenis, zodat je altijd terug kunt gaan naar eerdere versies als dat nodig is. Dit is belangrijk voor het bijhouden van wijzigingen en voor het herstellen van informatie die mogelijk per ongeluk is verwijderd of gewijzigd.
De versiegeschiedenis toont alle versies van een document, inclusief wanneer ze zijn gemaakt, door wie, en wat de belangrijkste wijzigingen zijn. Je kunt elke versie bekijken om te zien wat er is veranderd, en je kunt eerdere versies downloaden of herstellen als dat nodig is. Deze geschiedenis helpt je om de evolutie van een document te begrijpen en om te zien hoe het zich heeft ontwikkeld over tijd.
Een vorige versie herstellen is mogelijk wanneer je een eerdere versie van een document nodig hebt. Je kunt een versie selecteren uit de geschiedenis en deze herstellen als de huidige versie. Wanneer je een versie herstelt, wordt de huidige versie opgeslagen in de geschiedenis, zodat je altijd terug kunt gaan als je van gedachten verandert. Dit is handig wanneer je per ongeluk wijzigingen hebt gemaakt die je wilt ongedaan maken, of wanneer je een eerdere versie nodig hebt die beter was.