Het factuurbeheersysteem in Kanban Ease helpt je om professionele facturen te maken, te beheren, en te delen met klanten. Je kunt facturen maken op basis van offertes, producten toevoegen, betalingen registreren, en facturen delen via e-mail of publieke links. Het systeem houdt bij welke facturen zijn betaald, openstaand, of vervallen, wat helpt om overzicht te houden over je financiën en om ervoor te zorgen dat alle betalingen worden ontvangen.
Facturen maken
Een nieuwe factuur aanmaken gebeurt via de facturen pagina, waar je op de knop “Nieuwe factuur” klikt. Je wordt gevraagd om basisinformatie in te voeren, zoals contact, datum, en vervaldatum. Je kunt ook een factuur template kiezen die helpt om snel een professioneel ogende factuur te maken zonder dat je alles vanaf scratch hoeft te ontwerpen. Als je een geaccepteerde offerte hebt, kun je de factuur ook direct maken op basis van die offerte, wat tijd bespaart en ervoor zorgt dat alle informatie correct wordt overgenomen.
Een factuur template kiezen is mogelijk uit je bibliotheek met factuurtemplates. Templates helpen je om snel facturen te maken met een consistente opmaak en structuur. Je kunt een template kiezen die past bij jouw bedrijf, en je kunt de template aanpassen aan jouw specifieke behoeften. Als je geen geschikte template hebt, kun je ook een nieuwe factuur maken zonder template.
Producten toevoegen aan een factuur gebeurt door producten te selecteren uit je productcatalogus. Je kunt meerdere producten toevoegen, de hoeveelheid aanpassen, en kortingen toepassen. Het systeem berekent automatisch de subtotaal, BTW, en totaal, wat helpt om accurate facturen te maken zonder handmatige berekeningen. Je kunt ook handmatig regels toevoegen voor producten of diensten die niet in je catalogus staan.
Een factuur bewerken is mogelijk op elk moment voordat deze is betaald of geannuleerd. Je kunt producten toevoegen of verwijderen, prijzen aanpassen, kortingen wijzigen, of andere informatie bijwerken. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen en zijn direct zichtbaar wanneer je de factuur bekijkt of deelt. Het is belangrijk om te weten dat wanneer je een factuur deelt, ontvangers altijd de meest recente versie zien, dus zorg ervoor dat alle wijzigingen correct zijn voordat je de factuur opnieuw deelt.
Facturen beheren
De facturenlijst bekijken geeft je een overzicht van alle facturen die bij je bedrijf horen. Je ziet basisinformatie zoals nummer, contact, datum, totaalbedrag, en status, en je kunt snel naar detailpagina’s navigeren om meer informatie te bekijken. De lijst kan worden gesorteerd en gefilterd om te helpen bij het vinden van specifieke facturen, bijvoorbeeld facturen die binnenkort vervallen of facturen die nog niet zijn betaald.
De factuur status bijwerken helpt je om bij te houden waar elke factuur zich bevindt in het betalingsproces. Je kunt de status wijzigen naar “Verzonden”, “Betaald”, “Vervallen”, of andere statussen die relevant zijn voor jouw workflow. Statuswijzigingen worden bijgehouden in de geschiedenis, zodat je altijd kunt zien wat er is gebeurd en wanneer. Dit helpt je om overzicht te houden en om ervoor te zorgen dat belangrijke acties niet worden vergeten.
Een factuur dupliceren is handig wanneer je een vergelijkbare factuur wilt maken zonder alle informatie opnieuw in te voeren. Wanneer je een factuur dupliceert, worden alle details gekopieerd, inclusief producten, prijzen, en andere informatie. Je kunt de gedupliceerde factuur dan aanpassen aan de nieuwe situatie, wat tijd bespaart wanneer je meerdere vergelijkbare facturen moet maken, bijvoorbeeld voor terugkerende diensten.
Een factuur verwijderen is mogelijk wanneer een factuur niet meer nodig is of wanneer deze per ongeluk is aangemaakt. Wanneer je een factuur verwijdert, wordt deze permanent verwijderd uit het systeem. Het is belangrijk om voorzichtig te zijn bij het verwijderen van facturen, omdat deze actie permanent is en niet ongedaan kan worden gemaakt. Als je een factuur niet meer nodig hebt maar de informatie wilt bewaren voor boekhoudkundige doeleinden, kun je deze beter annuleren in plaats van verwijderen, zodat de geschiedenis behouden blijft.
Facturen delen
Een factuur link genereren maakt het mogelijk om een publieke link te maken die kan worden gedeeld met klanten. Deze link kan worden gedeeld via e-mail, chat, of andere communicatiekanalen, en wanneer een klant op de link klikt, kan de factuur worden bekeken zonder dat ze een account hoeven te hebben in Kanban Ease. Dit maakt het gemakkelijk om facturen te delen en om klanten toegang te geven tot de informatie die ze nodig hebben om te betalen.
Een factuur per e-mail versturen is mogelijk vanuit de factuurdetailpagina. Je klikt op de knop “Versturen per e-mail” en je wordt gevraagd om het e-mailadres in te voeren en eventueel een bericht toe te voegen. Het systeem verstuurt automatisch een e-mail met de factuur link en een PDF-bijlage, zodat de ontvanger direct toegang heeft tot de factuur en deze kan downloaden. Je kunt ook meerdere ontvangers toevoegen als dat nodig is.
Een factuur bekijken gebeurt door op de publieke link te klikken of door de factuur te openen vanuit de facturenlijst. De factuur wordt weergegeven in een leesbare opmaak, met alle producten, prijzen, BTW, en totaal. Klanten kunnen de factuur bekijken, downloaden als PDF, en indien mogelijk online betalen via de geïntegreerde betaalopties. Dit maakt het gemakkelijk voor klanten om facturen te bekijken en te betalen, wat helpt om betalingen sneller te ontvangen.
Facturen downloaden
PDF genereren gebeurt automatisch wanneer je een factuur bekijkt of deelt. Het systeem genereert een professioneel ogende PDF die kan worden gedownload en gedeeld. De PDF bevat alle relevante informatie, inclusief producten, prijzen, BTW, en totaal, en het gebruikt de opmaak van je gekozen template. Dit maakt het gemakkelijk om facturen te delen en om een professionele indruk te maken. De PDF kan ook worden gebruikt voor boekhoudkundige doeleinden of voor archivering.
Een factuur downloaden is mogelijk via de downloadknop op de factuurpagina. Het bestand wordt gedownload naar je computer, waar je het kunt openen, opslaan, of delen zoals je wilt. Downloads worden bijgehouden in het systeem, zodat je kunt zien wie de factuur heeft gedownload en wanneer. Dit helpt om te monitoren hoe facturen worden gebruikt en om te zien of er onbevoegde toegang is geweest. Het is ook handig voor het maken van back-ups of voor het archiveren van facturen voor boekhoudkundige doeleinden.
Factuur workflow
Een factuur verzenden gebeurt wanneer je de factuur deelt met de klant via e-mail of een publieke link. Wanneer je een factuur verzendt, wordt de status automatisch bijgewerkt naar “Verzonden”, en de klant ontvangt een notificatie. Je kunt ook handmatig aangeven dat een factuur is verzonden als je deze op een andere manier deelt, bijvoorbeeld per post of persoonlijk. Het is belangrijk om facturen tijdig te verzenden om ervoor te zorgen dat klanten op tijd kunnen betalen.
Een betaling registreren gebeurt wanneer je een betaling ontvangt voor een factuur. Je klikt op de knop “Betaling registreren” en voert de betalingsgegevens in, zoals datum, bedrag, en betalingsmethode. Het systeem werkt automatisch de status van de factuur bij naar “Betaald”, en de betaling wordt toegevoegd aan de betalingsgeschiedenis. Dit helpt je om bij te houden welke facturen zijn betaald en welke nog openstaan, wat belangrijk is voor het beheren van je cashflow.
Een factuur annuleren is mogelijk wanneer een factuur niet meer geldig is, bijvoorbeeld wanneer een klant de bestelling heeft geannuleerd of wanneer er een fout is gemaakt. Wanneer je een factuur annuleert, wordt de status bijgewerkt naar “Geannuleerd”, en de factuur wordt verwijderd uit de actieve lijst. Geannuleerde facturen blijven beschikbaar in de geschiedenis voor referentie, maar ze worden niet meer meegenomen in berekeningen of rapporten. Dit helpt om de boekhouding accuraat te houden terwijl je de geschiedenis behoudt voor auditdoeleinden.
Herinneringen versturen is mogelijk wanneer een factuur niet op tijd is betaald. Je kunt automatische herinneringen instellen die worden verstuurd wanneer een factuur vervalt, of je kunt handmatig herinneringen versturen wanneer dat nodig is. Herinneringen helpen om klanten eraan te herinneren dat er een openstaande betaling is, wat kan helpen om betalingen sneller te ontvangen. Je kunt ook verschillende soorten herinneringen instellen, bijvoorbeeld een vriendelijke herinnering na de vervaldatum, en een dringendere herinnering als de betaling nog langer uitblijft.