Het uitnodigen van teamleden is een belangrijk onderdeel van het werken met Kanban Ease in een teamomgeving. Door teamleden uit te nodigen, geef je hen toegang tot je bedrijf en de borden en projecten die bij het bedrijf horen. Het systeem biedt verschillende manieren om teamleden uit te nodigen, en je kunt verschillende rollen en rechten toewijzen om te bepalen wat elke persoon kan zien en doen.
Bedrijfsuitnodiging
Een uitnodiging versturen gebeurt via de bedrijfsinstellingen, waar je een unieke uitnodigingslink kunt genereren. Deze link kan worden gedeeld met teamleden die je wilt uitnodigen, en wanneer ze op de link klikken, worden ze naar een pagina geleid waar ze de uitnodiging kunnen accepteren. De uitnodigingslink is uniek voor je bedrijf en kan worden gebruikt door meerdere personen, hoewel elk persoon individueel de uitnodiging moet accepteren.
De uitnodigingslink delen kan op verschillende manieren. Je kunt de link kopiëren en delen via e-mail, chat, of andere communicatiekanalen. De link blijft geldig totdat je een nieuwe link genereert, wat handig is als je meerdere teamleden wilt uitnodigen zonder voor elke persoon een aparte uitnodiging te hoeven maken.
Een uitnodiging accepteren gebeurt wanneer een teamlid op de uitnodigingslink klikt. Ze worden naar een pagina geleid waar ze informatie zien over het bedrijf en wat het betekent om lid te worden. Als ze nog geen account hebben, kunnen ze er een aanmaken, en als ze al een account hebben, worden ze automatisch gekoppeld aan het bedrijf wanneer ze de uitnodiging accepteren.
Uitnodigingen beheren
Uitnodigingen bekijken is mogelijk via de bedrijfsinstellingen, waar je een overzicht kunt zien van alle uitnodigingen die zijn verstuurd en hun status. Je kunt zien wie er is uitgenodigd, wanneer de uitnodiging is verstuurd, en of deze is geaccepteerd of nog in behandeling is. Deze informatie helpt je om bij te houden wie toegang heeft tot je bedrijf en wie nog moet reageren op een uitnodiging.
Uitnodigingen intrekken is mogelijk als je een uitnodiging niet meer nodig hebt of als je per ongeluk de verkeerde persoon hebt uitgenodigd. Wanneer je een uitnodiging intrekt, kan de persoon die de link heeft ontvangen deze niet meer gebruiken om toegang te krijgen tot je bedrijf. Als de uitnodiging al is geaccepteerd, moet je de persoon handmatig verwijderen uit het bedrijf als je de toegang wilt intrekken.
Uitnodigingen opnieuw versturen is handig als iemand de oorspronkelijke uitnodiging niet heeft ontvangen of als de link is verlopen. Je kunt een nieuwe uitnodigingslink genereren en deze opnieuw delen met de persoon die je wilt uitnodigen. Het is belangrijk om te weten dat wanneer je een nieuwe link genereert, de oude link nog steeds werkt totdat deze wordt gebruikt, dus je hoeft je geen zorgen te maken over het verliezen van toegang voor mensen die al een link hebben ontvangen.
Rollen en rechten
Rollen toewijzen gebeurt wanneer je een teamlid uitnodigt of wanneer je de instellingen van een bestaand teamlid bewerkt. Elke rol heeft zijn eigen set rechten die bepalen wat de persoon kan zien en doen binnen het bedrijf. Er zijn verschillende standaardrollen beschikbaar, zoals beheerder, gebruiker met financiële rechten, gebruiker met CRM-rechten, en standaard gebruiker, en je kunt de rechten van elke rol aanpassen aan je specifieke behoeften.
Rechten instellen is mogelijk via de bedrijfsinstellingen, waar je voor elke rol kunt aangeven welke acties zijn toegestaan. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat alleen beheerders nieuwe borden kunnen aanmaken, of dat gebruikers met financiële rechten facturen kunnen maken en beheren. Deze flexibele rechtenstructuur zorgt ervoor dat je precies kunt bepalen wie wat kan doen, wat belangrijk is voor de beveiliging en organisatie van je bedrijf.
Toegangsniveaus bepalen hoe ver iemand kan gaan binnen het bedrijf. Een gebruiker met alleen leesrechten kan informatie bekijken maar niets wijzigen, terwijl een gebruiker met schrijfrechten informatie kan bekijken en wijzigen maar mogelijk niet kan verwijderen of belangrijke instellingen kan aanpassen. Beheerders hebben volledige toegang tot alle functies en instellingen van het bedrijf. Door deze toegangsniveaus correct in te stellen, zorg je ervoor dat iedereen de juiste hoeveelheid toegang heeft zonder dat gevoelige informatie wordt blootgesteld aan onbevoegden.