Borden zijn het hart van Kanban Ease, waar je je werk visueel organiseert en beheert. Een bord bestaat uit kolommen die verschillende fasen van je workflow vertegenwoordigen, en tickets die individuele taken of werkitems zijn. Door tickets te verplaatsen tussen kolommen, kun je de voortgang van je werk volgen en ervoor zorgen dat alles op tijd wordt afgerond.
Bord aanmaken
Een nieuw bord maken gebeurt vanuit het bedrijfsdashboard of vanuit het hoofdmenu. Je klikt op de knop “Bord toevoegen” en je wordt gevraagd om een titel en optioneel een beschrijving in te voeren. De titel moet duidelijk en beschrijvend zijn, zodat teamleden gemakkelijk kunnen begrijpen wat het doel van het bord is. De beschrijving kan aanvullende informatie bevatten over hoe het bord moet worden gebruikt of wat de workflow is.
Bordnaam en beschrijving zijn belangrijk voor de organisatie van je projecten. Een duidelijke naam helpt teamleden om snel het juiste bord te vinden, en een goede beschrijving helpt nieuwe teamleden om te begrijpen hoe het bord werkt en wat de verwachtingen zijn. Je kunt deze informatie op elk moment wijzigen via de bordinstellingen.
Bordinstellingen omvatten verschillende opties die bepalen hoe het bord werkt en hoe het wordt weergegeven. Je kunt bijvoorbeeld instellen of het bord openbaar is of alleen toegankelijk voor specifieke gebruikers, welke kolommen en swimlanes standaard beschikbaar zijn, en andere configuratie-opties die helpen om het bord aan te passen aan jouw specifieke workflow.
Kolommen beheren
Kolommen toevoegen is eenvoudig vanuit de bordinstellingen. Je klikt op de knop “Kolom toevoegen” en geeft de nieuwe kolom een naam die de fase van je workflow beschrijft. Bijvoorbeeld “Te doen”, “In uitvoering”, “In review”, en “Voltooid”. Je kunt zoveel kolommen toevoegen als je nodig hebt om je workflow accuraat weer te geven.
Kolommen hernoemen is mogelijk op elk moment door op de kolom te klikken en de naam te bewerken. Dit is handig als je workflow verandert of als je merkt dat een andere naam beter beschrijft wat er in die fase gebeurt. De wijziging wordt direct doorgevoerd en is zichtbaar voor alle teamleden.
Kolommen verwijderen is mogelijk, hoewel je voorzichtig moet zijn omdat dit kan betekenen dat tickets die zich in die kolom bevinden, moeten worden verplaatst naar een andere kolom. Wanneer je een kolom verwijdert, wordt je gevraagd om te bevestigen en om aan te geven waar tickets die zich in die kolom bevinden, naartoe moeten worden verplaatst.
Kolommen herordenen gebeurt door middel van drag-and-drop. Je klikt op een kolom en sleept deze naar de gewenste positie. De nieuwe volgorde wordt automatisch opgeslagen en is direct zichtbaar voor alle teamleden. Dit maakt het gemakkelijk om je workflow aan te passen zonder dat je tickets hoeft te verplaatsen.
Kolomlimieten instellen is een functie die helpt om te voorkomen dat er te veel werk tegelijk in een bepaalde fase zit. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat er maximaal vijf tickets in de kolom “In uitvoering” mogen staan. Wanneer deze limiet wordt bereikt, wordt er een waarschuwing weergegeven en kunnen teamleden geen nieuwe tickets meer naar die kolom verplaatsen totdat er ruimte is gemaakt.
Tickets beheren
Een ticket aanmaken gebeurt door te klikken op de knop “Nieuw ticket” of door te klikken op een lege ruimte in een kolom. Je wordt gevraagd om een titel in te voeren, en optioneel kun je een beschrijving, vervaldatum, en andere details toevoegen. Het ticket wordt automatisch toegevoegd aan de kolom waar je het hebt aangemaakt, en je kunt het direct verplaatsen naar een andere kolom als dat nodig is.
Een ticket bewerken is mogelijk door op het ticket te klikken, wat een modal opent met alle details. Je kunt de titel, beschrijving, vervaldatum, toewijzing, labels, en andere informatie wijzigen. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen en zijn direct zichtbaar voor alle teamleden die toegang hebben tot het bord.
Een ticket verwijderen is mogelijk, hoewel dit een permanente actie is die niet ongedaan kan worden gemaakt. Wanneer je een ticket verwijdert, wordt alle bijbehorende informatie, zoals commentaren, bijlagen, en geschiedenis, ook verwijderd. Als je een ticket niet meer nodig hebt maar de informatie wilt bewaren, kun je het beter archiveren in plaats van verwijderen.
Een ticket dupliceren is handig als je een vergelijkbaar ticket wilt maken zonder alle informatie opnieuw in te voeren. Wanneer je een ticket dupliceert, worden alle details gekopieerd, inclusief de beschrijving, bijlagen, labels, en toewijzingen. Je kunt de gedupliceerde ticket dan aanpassen aan de nieuwe situatie.
Een ticket archiveren is een manier om tickets te verwijderen uit de actieve weergave zonder ze permanent te verwijderen. Gearchiveerde tickets blijven beschikbaar in het systeem voor referentie, maar worden niet meer weergegeven op het bord. Dit helpt om het bord overzichtelijk te houden terwijl je belangrijke informatie behoudt.
Drag & drop
Tickets verplaatsen gebeurt door middel van drag-and-drop. Je klikt op een ticket en sleept het naar de gewenste kolom. Het systeem registreert automatisch de wijziging en werkt de status van het ticket bij. Deze visuele manier van werken maakt het gemakkelijk om de voortgang van werk te volgen en om snel aanpassingen te maken wanneer de prioriteiten veranderen.
Kolommen herordenen gebeurt ook door middel van drag-and-drop. Je klikt op een kolomkop en sleept deze naar de gewenste positie. De nieuwe volgorde wordt automatisch opgeslagen en is direct zichtbaar voor alle teamleden. Dit maakt het gemakkelijk om je workflow aan te passen zonder dat je individuele tickets hoeft te verplaatsen.
Bulk verplaatsen is mogelijk door meerdere tickets tegelijk te selecteren en ze samen te verplaatsen naar een andere kolom. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld alle tickets in een bepaalde fase wilt verplaatsen naar de volgende fase, of wanneer je tickets wilt reorganiseren op basis van nieuwe prioriteiten. Het systeem verwerkt alle verplaatsingen tegelijk, wat tijd bespaart en ervoor zorgt dat alles consistent wordt bijgewerkt.
Filters en zoeken
Filteren op labels helpt je om tickets te vinden die zijn gemarkeerd met specifieke labels. Labels zijn tags die je aan tickets kunt toevoegen om ze te categoriseren, bijvoorbeeld “urgent”, “bug”, of “feature”. Door te filteren op labels, kun je snel alle tickets vinden die aan een bepaalde categorie voldoen.
Filteren op toewijzing helpt je om tickets te vinden die aan specifieke teamleden zijn toegewezen. Je kunt bijvoorbeeld filteren om alleen tickets te zien die aan jou zijn toegewezen, of om alle tickets te zien die aan een bepaald teamlid zijn toegewezen. Dit maakt het gemakkelijk om de werkverdeling te monitoren en om ervoor te zorgen dat niemand overbelast raakt.
Filteren op datum helpt je om tickets te vinden die binnen een specifiek tijdsbestek vallen. Je kunt bijvoorbeeld filteren om alleen tickets te zien die deze week moeten worden afgerond, of tickets die al zijn vervallen. Dit helpt je om prioriteiten te stellen en om ervoor te zorgen dat belangrijke deadlines niet worden gemist.
Zoeken in tickets is mogelijk via een zoekbalk die beschikbaar is op het bord. Je kunt zoeken op titel, beschrijving, of andere tekstuele inhoud van tickets. De zoekfunctie is real-time, wat betekent dat de resultaten worden bijgewerkt terwijl je typt, wat helpt om snel de informatie te vinden die je nodig hebt.
Geavanceerde filters combineren meerdere criteria om zeer specifieke zoekresultaten te krijgen. Je kunt bijvoorbeeld zoeken naar tickets die aan jou zijn toegewezen, die een specifiek label hebben, en die deze week moeten worden afgerond. Deze geavanceerde filters helpen je om precies de informatie te vinden die je nodig hebt, zelfs in grote en complexe projecten.
Ticketdetails
Een beschrijving toevoegen aan een ticket helpt om de context en vereisten duidelijk te maken. Je kunt een uitgebreide beschrijving schrijven met behulp van de ingebouwde teksteditor, die ondersteuning biedt voor opmaak, lijsten, en andere elementen die helpen om informatie duidelijk te presenteren. Een goede beschrijving zorgt ervoor dat teamleden precies weten wat er moet gebeuren en waarom.
Bijlagen toevoegen is mogelijk door bestanden te uploaden die relevant zijn voor het ticket. Je kunt verschillende soorten bestanden uploaden, zoals documenten, afbeeldingen, of andere bestanden die helpen om de context van het ticket te verduidelijken. Bijlagen worden opgeslagen in het systeem en zijn altijd beschikbaar voor teamleden die toegang hebben tot het ticket.
Een checklist maken is handig voor tickets die uit meerdere stappen bestaan. Je kunt een checklist toevoegen aan een ticket en elke stap individueel afvinken naarmate je vordert. Dit helpt om de voortgang te volgen en om ervoor te zorgen dat alle stappen worden voltooid voordat het ticket als klaar wordt gemarkeerd.
Commentaren toevoegen is een manier om communicatie en discussie rond een ticket te houden. Teamleden kunnen commentaren toevoegen om vragen te stellen, updates te geven, of om feedback te delen. Alle commentaren worden opgeslagen in de geschiedenis van het ticket, wat helpt om een compleet beeld te krijgen van wat er is besproken en besloten.
Het activiteitenlog bekijken geeft je een overzicht van alle wijzigingen die zijn aangebracht aan een ticket. Je kunt zien wie wat heeft gewijzigd, wanneer de wijziging is aangebracht, en wat de oude en nieuwe waarden waren. Dit helpt om de geschiedenis van een ticket te begrijpen en om te zien hoe het ticket zich heeft ontwikkeld over tijd.