Het offertebeheersysteem in Kanban Ease helpt je om professionele offertes te maken, te beheren, en te delen met klanten. Je kunt producten toevoegen, prijzen instellen, kortingen toepassen, en offertes delen via e-mail of publieke links. Het systeem houdt bij welke offertes zijn geaccepteerd, afgewezen, of nog in behandeling zijn, wat helpt om overzicht te houden over je verkoopproces.
Offertes maken
Een nieuwe offerte aanmaken gebeurt via de offertes pagina, waar je op de knop “Nieuwe offerte” klikt. Je wordt gevraagd om basisinformatie in te voeren, zoals contact, datum, en vervaldatum. Je kunt ook een offerte template kiezen die helpt om snel een professioneel ogende offerte te maken zonder dat je alles vanaf scratch hoeft te ontwerpen.
Een offerte template kiezen is mogelijk uit je bibliotheek met offertetemplates. Templates helpen je om snel offertes te maken met een consistente opmaak en structuur. Je kunt een template kiezen die past bij jouw bedrijf, en je kunt de template aanpassen aan jouw specifieke behoeften. Als je geen geschikte template hebt, kun je ook een nieuwe offerte maken zonder template.
Producten toevoegen aan een offerte gebeurt door producten te selecteren uit je productcatalogus. Je kunt meerdere producten toevoegen, de hoeveelheid aanpassen, en kortingen toepassen. Het systeem berekent automatisch de subtotaal, BTW, en totaal, wat helpt om accurate offertes te maken zonder handmatige berekeningen.
Een offerte bewerken is mogelijk op elk moment voordat deze is geaccepteerd of afgewezen. Je kunt producten toevoegen of verwijderen, prijzen aanpassen, kortingen wijzigen, of andere informatie bijwerken. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen en zijn direct zichtbaar wanneer je de offerte bekijkt of deelt. Het is belangrijk om te weten dat wanneer je een offerte deelt, ontvangers altijd de meest recente versie zien.
Offertes beheren
De offertelijst bekijken geeft je een overzicht van alle offertes die bij je bedrijf horen. Je ziet basisinformatie zoals nummer, contact, datum, totaalbedrag, en status, en je kunt snel naar detailpagina’s navigeren om meer informatie te bekijken. De lijst kan worden gesorteerd en gefilterd om te helpen bij het vinden van specifieke offertes, bijvoorbeeld offertes die binnenkort verlopen of offertes die nog niet zijn beantwoord.
De offerte status bijwerken helpt je om bij te houden waar elke offerte zich bevindt in het verkoopproces. Je kunt de status wijzigen naar “Verzonden”, “Geaccepteerd”, “Afgewezen”, of andere statussen die relevant zijn voor jouw workflow. Statuswijzigingen worden bijgehouden in de geschiedenis, zodat je altijd kunt zien wat er is gebeurd en wanneer.
Een offerte dupliceren is handig wanneer je een vergelijkbare offerte wilt maken zonder alle informatie opnieuw in te voeren. Wanneer je een offerte dupliceert, worden alle details gekopieerd, inclusief producten, prijzen, en andere informatie. Je kunt de gedupliceerde offerte dan aanpassen aan de nieuwe situatie, wat tijd bespaart wanneer je meerdere vergelijkbare offertes moet maken.
Een offerte verwijderen is mogelijk wanneer een offerte niet meer nodig is. Wanneer je een offerte verwijdert, wordt deze permanent verwijderd uit het systeem. Het is belangrijk om voorzichtig te zijn bij het verwijderen van offertes, omdat deze actie permanent is en niet ongedaan kan worden gemaakt. Als je een offerte niet meer nodig hebt maar de informatie wilt bewaren, kun je deze beter archiveren of de status wijzigen in plaats van verwijderen.
Offertes delen
Een offerte link genereren maakt het mogelijk om een publieke link te maken die kan worden gedeeld met klanten. Deze link kan worden gedeeld via e-mail, chat, of andere communicatiekanalen, en wanneer een klant op de link klikt, kan de offerte worden bekeken zonder dat ze een account hoeven te hebben in Kanban Ease. Dit maakt het gemakkelijk om offertes te delen en om klanten toegang te geven tot de informatie die ze nodig hebben.
Een beveiligde link met secret is een optie die extra beveiliging biedt. Wanneer je een beveiligde link maakt, wordt er een geheime code toegevoegd aan de link, die moet worden ingevoerd voordat de offerte kan worden bekeken. Dit helpt om ervoor te zorgen dat alleen mensen die de geheime code kennen toegang hebben tot de offerte, zelfs als de link wordt gedeeld of gelekt.
Een offerte per e-mail versturen is mogelijk vanuit de offertedetailpagina. Je klikt op de knop “Versturen per e-mail” en je wordt gevraagd om het e-mailadres in te voeren en eventueel een bericht toe te voegen. Het systeem verstuurt automatisch een e-mail met de offerte link, zodat de ontvanger direct toegang heeft tot de offerte. Je kunt ook een PDF-bijlage toevoegen als je dat wilt.
Een offerte bekijken gebeurt door op de publieke link te klikken of door de offerte te openen vanuit de offertelijst. De offerte wordt weergegeven in een leesbare opmaak, met alle producten, prijzen, en andere relevante informatie. Klanten kunnen de offerte bekijken, downloaden als PDF, en indien nodig accepteren of afwijzen via de interface.
Offertes downloaden
PDF genereren gebeurt automatisch wanneer je een offerte bekijkt of deelt. Het systeem genereert een professioneel ogende PDF die kan worden gedownload en gedeeld. De PDF bevat alle relevante informatie, inclusief producten, prijzen, BTW, en totaal, en het gebruikt de opmaak van je gekozen template. Dit maakt het gemakkelijk om offertes te delen en om een professionele indruk te maken.
Een offerte downloaden is mogelijk via de downloadknop op de offertepagina. Het bestand wordt gedownload naar je computer, waar je het kunt openen, opslaan, of delen zoals je wilt. Downloads worden bijgehouden in het systeem, zodat je kunt zien wie de offerte heeft gedownload en wanneer. Dit helpt om te monitoren hoe offertes worden gebruikt en om te zien of er onbevoegde toegang is geweest.
Een beveiligde download is beschikbaar wanneer je een beveiligde link gebruikt. Wanneer iemand de geheime code invoert en toegang krijgt tot de offerte, kunnen ze de offerte downloaden zoals normaal. De beveiliging zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben, terwijl het downloaden zelf hetzelfde werkt als bij een normale offerte.
Offerte workflow
Een offerte goedkeuren gebeurt wanneer een klant de offerte accepteert. Wanneer een klant op de knop “Accepteren” klikt, wordt de status van de offerte automatisch bijgewerkt naar “Geaccepteerd”, en je ontvangt een notificatie. Je kunt dan direct doorgaan met het maken van een factuur op basis van de geaccepteerde offerte, wat tijd bespaart en ervoor zorgt dat alle informatie correct wordt overgenomen.
Een offerte afwijzen gebeurt wanneer een klant de offerte niet accepteert. Wanneer een klant op de knop “Afwijzen” klikt, wordt de status van de offerte automatisch bijgewerkt naar “Afgewezen”, en je ontvangt een notificatie. Je kunt dan contact opnemen met de klant om te bespreken waarom de offerte is afgewezen en om te zien of er aanpassingen mogelijk zijn.
Een offerte omzetten naar factuur is mogelijk wanneer een offerte is geaccepteerd. Je klikt op de knop “Omzetten naar factuur” en het systeem maakt automatisch een nieuwe factuur op basis van de offerte. Alle producten, prijzen, en andere informatie worden overgenomen, wat tijd bespaart en ervoor zorgt dat de factuur overeenkomt met de geaccepteerde offerte. Je kunt de factuur dan nog aanpassen indien nodig voordat je deze verstuurt.